在建筑业中，涉及大量的文件一直是常态。大部分关键事实和细节均可在书面记录中找到。例如：合同文件、通信往来、图纸、计划和规格、建筑现场日记、进展报告、变更单、发票、付款记录等。
在建筑纠纷出现时，最重要的文件是哪些呢？答案是：“所有文件都至关重要！” 。 因此，妥善保存文件记录有助于律师正确评估状况，并确定在争议时解决当前问题所需的文件，最大程度地降低潜在风险并保持有利的位置。
以下是一些建筑文件实用的管理指南。
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建筑合同
由于建筑工程的复杂性，缔约方需要在建筑合同中仔细记录协议内容。建筑合同概述了各方的合法权利和义务，并规定履行这些权利和义务的过程或程序。为此，缔约方务必认真审查合同条款，确保各方充分理解各自的义务、权利以及违约后果。一旦签订合同，除了传统的硬拷贝， 缔约方也建议以电子格式保存合同。
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通知
缔约方需注意及遵守合同中规定的通信及通知要求，例如，合同变更、延期申请、付款请求、变更令或承包商或雇主的违约通知等。
一般的通知都须符合以下规定：
- i. 注明日期和签署；
- ii. 发送至对的当事人和地址；
- iii. 有关通知的目的应附上充足细节和信息；和
- iv. 妥善保存任何通知的送达证明（纸质副本和电子副本）。
未能按照合同要求提供通知可能会对缔约一方的合同权利和补救措施造成严重影响，遵守合同通知要求是法庭和仲裁中经常可见的争论。
在任何时候，双方应始终确保发送给其他方的所有信件或其他书面通知的副本均得到妥善保存，并以电子方式存档。 这做法是为了证明合规性并避免潜在的诉讼陷阱。
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数码通信
建筑项目的沟通可以通过电子邮件、WhatsApp和短信等途径进行快速交流。这些即时通讯工具可以快速通知团队当下的项目情况及传达指示。电子通信的内容可在诉讼或仲裁中被采用。保留最新版本的记录也非常重要，以避免版本混淆。
还需注意的是，通过电话或会议进行的口头沟通，尤其是涉及重要任务或指示，也应以书面形式记录。通过这种做法，各方能够准确掌握在某次讨论或事件中发生的状况，并在将来将其作为坚实的证据。
此外，为了避免随着时间的推移丢失对话或记录，缔约方应采用适当及高效的系统来收集和维护上述的沟通方式，其中方法是将所有与项目相关的文件存储在数字云平台上。
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结语
建立一个系统化且结构化的文件管理系统非常重要。这可让建筑公司或相关的缔约方有效地预防潜在的昂贵疏忽。
作者简介
Lynn Foo符玲
合伙人 （建筑与能源法律部）
Harold & Lam Partnership 哈洛德与林律务所
lynn.foo@hlplawyers.com
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