PRIVACY POLICY

Privacy and Personal Data Protection Policy

This Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) came into effect on 15 November 2013 and is meant to regulate the processing of Personal Data in commercial transactions. We, Halim Hong & Quek (“HHQ”) recognise the importance of privacy and the sensitivity of Personal Data and information about yourself (“Personal Data”) and are committed to the protection of your Personal Data in line with the PDPA.

Collection of Personal Data

This policy is issued to all our existing, immediate and prospective clients, contacts and employees pursuant to the requirement of the PDPA as we view and treat your Personal Data seriously.

During the course of your dealings with HHQ, you will be requested to provide or has provided us your Personal Data as defined in the PDPA to be collected, used and processed for us to render our legal services. These are relevant in connection with our business process and execution, services, client relationship, management and business development activities.

Purpose of us Collecting Your Personal Data

Your Personal Data will be/is being collected, stored, used and/or processed by us (whether directly or indirectly) and in whatever form for, amongst others, the following purposes:

  • implementation, performance and completion of any commercial transactions, dealings or in connection with legal services, advice and obligations that HHQ may render to you or third parties;
  • preparation and execution of all necessary documents, agreements and/or contracts for our project and/or services with you including any obligations arising from any contracts and/or agreements entered into between you and us and to provide you with the information and services that you request from us;
  • maintenance and upkeep of internal client records, administration, management, business development, advertising, continuous professional development, education, research, internal operations, troubleshooting, data analysis, testing, statistical and survey purposes, professional network, employment and social activities;
  • meeting any legal or regulatory requirement relating to our services and to make disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, directive, guideline, by-law, code, circular, government authorities and/or court of competent jurisdiction;
  • your name and picture may be displayed on HHQ’s website, publications, newsletters, documents, alerts, notifications, and any other material of similar nature;
  • to operate our website and information technology software (including the collection of internet protocol address and cookies) including all internet related activities;
  • to provide time billing and maintain time and billing databases, to include you in any direct marketing activities;
  • credit assessments, financial and background investigations as and when deemed necessary;
  • keys handover, vacant possession, property/estate management, customer care and/or defect rectification works and post vacant possession services;
  • any subsequent commercial transactions in relation to any projects and/or services;
  • enable us to send you information by email, regular postal mail, telecommunication means (including but not limited to telephone calls, text messages, social chat applications) about services offered by selected third parties that we think may interest you but in doing so we maintain control over your Personal Data and we will not disclose your Personal Data to such third parties without your prior consent;
  • for employment purposes, if you apply to HHQ for a job, we need to consider your Personal Data and as part of our review process, we normally retain information from candidates after a decision has been made. If we offer you a job, which you accept, the information will be retained in accordance with our privacy procedures for employee records; and
  • for any other purpose relevant to the services provided by us or that is incidental or ancillary or in furtherance to the above purposes.

Nature of Personal Data

Personal Data means information that identifies you and shall include but not be limited to the following particulars:

  • name, job title, company name;
  • age, gender, date of birth, national registration identity card number, passport number, photograph;
  • race, ethnic origin, nationality, physical and mental health;
  • contact information including address, email address and phone number;
  • marital status, details of children, occupation, work history, performance review, income range, employer, references and any other details of past employer;
  • type of loans applied for in relation to purchase of property;
  • financial and credit card details, bank name and other pertinent banking information, tax file identification number, EPF number, SOCSO number, criminal history; and
  • such other relevant information and data to enable us to provide you with our services;
  • such other relevant information to enable us to provide you with our firm’s services.

We recognise that you may provide us with your Personal Data by completing our forms or by communicating with us in person or by phone, e-mail, fax, short message service, instant messages, written form or otherwise.

Source of Personal Data

We collect information only by lawful and fair means, and not in an unreasonably intrusive way.

Wherever possible we collect your Personal Data directly from you, both at the start of a retainer and in the course of our representation.

Sometimes we may obtain information about you from other sources. The Personal Data which may be collected, processed and used by HHQ are sourced from sources such as:

  • official registration forms (either electronic or printed) for seminars or in-house talks, newsletter subscription or any other promotional events;
  • official request for information forms that are provided to you by HHQ’s employees;
  • any queries, emails or any correspondences that we have received from you requesting for information or making enquiries;
  • any forms including relates to ‘contact us’ that you have submitted through our website;
  • from a government agency or registry, any referrals that we may have obtained from existing clients whom we have verifiable personal contact details;
  • your real estate agent in a property transaction, letters of offer from financial institutions for pre-approved loans;
  • business cards that were dropped or given to our partners, associates or employees;

References to the term ‘you’ and ‘your’ shall include your representatives and agents.

Consequences of Refusal/Failure to Provide Your Personal Data

The failure to obtain your Personal Data will lead to the following:

  • we will not be able to maintain your clientele with us;
  • we will not be able to provide the services needed and requested by you;
  • we will not be able to provide you with any notice, services and update in which you have requested;
  • affect the progress of the matter in which we have your instructions to conduct on your behalf.

Disclosing Your Personal Data

We will keep your Personal Data confidential but you hereby consent and authorise us to disclose your personal data to the following categories of parties:

  • any persons, government agencies, statutory authorities and / or industry regulators where we are compelled to disclose Personal Data pursuant to any law or regulation;
  • our affiliates, partners, third parties, service providers, representatives and agents, who may be located within or outside Malaysia, to implement the Purposes set out in the Privacy and Personal Data Protection Policy and to provide related and / or supporting services in connection with our legal practice;
  • our and/or our client’s auditors, consultants, accountants or any relevant financial institutions or professional advisers;
  • our and/or our client’s suppliers, contractors, sub-contractors or third party service providers as may be deemed to be necessary or appropriate;
  • third party property management and real estate agency companies / entitled in respect of property which is the subject matter of our engagement;
  • counterparties or counterparties’ advisers, agents and representatives in any legal and/or commercial transaction, financial institutions for loan documentation processing, relevant state authority and the Inland Revenue Board.

Choices to Limit Processing of Personal Data

Processing, in relation to Personal Data means collecting, recording, holding, storing, disposing, altering, retrieving, transmitting or disseminating data.

You have the right to limit in part or wholly the processing of your Personal Data and to withdraw consent at any time. When consent is withdrawn and communicated to us in writing, HHQ will stop processing your Personal Data.

Security

We shall keep and process your Personal Data with due diligence and in a secure manner. We endeavour, where practicable, to implement the appropriate administrative and security safeguards and procedures in accordance with the applicable laws and regulations to prevent the unauthorised or unlawful processing of your Personal Data and the accidental loss or destruction of, or damage to, your Personal Data.

Access and Correction to Your Personal Data

Since we use your Personal Data to provide legal services, it is important that the information be accurate and up-to-date. It is your right as a data subject as defined under the PDPA, to have access and to correct your personal data in which you have provided to us during the course of the retainer and in this respect, you may:

  • check if we hold or use your Personal Data and request access to your Personal Data;
  • request for correction of any of your Personal Data which is inaccurate, incomplete or not up to date;
  • request for explanation on the policies and procedures in respect of your Personal Data provided to us;
  • request us to stop processing your Personal Data for conducting the matter as instructed by you;
  • request us to limit the process of your Personal Data, including personal data limiting to the persons who may be identified from your Personal Data;
  • inform us on your withdrawal (in full or in part) of your consent given previously to us subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable duration of time for the withdrawal of consent to be effected.

For any queries, write in requests in relation to access or correct and/or delete your Personal Data or for information regarding the policies and procedures and types of Personal Data handled by us, please contact us at:

  • Contact Person:
    Caroline Goh Seow Siang
  • Designation:
    Partner
  • Email to:
    pdpa@hhq.com.my
  • Fax to us via:
    03-2710 3820 (Corporate & Real Estate) or 03-2161 3821 (Dispute Resolution)
  • Write to us at:
    Halim Hong & Quek Advocates & Solicitors Office Suite 19-21-1, Level 21, Wisma UOA Centre 19, Jalan Pinang 50450 Kuala Lumpur

If we do not receive any notification in writing, we will assume that we are authorised to continue processing your Personal Data for the Purposes.

Language

This notice on Personal Data is issued in both English and Bahasa Malaysia languages. In the event of any inconsistencies between the English version and the Bahasa Malaysia version, the English version shall prevail.

POLISI PERLINDUNGAN DATA PERIBADI DAN PRIVASI

Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”) telah berkuatkuasa pada 15 November 2013 and bertujuan untuk mengawal pemprosesan maklumat peribadi dalam transaksi komersial. Kami, Halim, Hong & Quek (“HHQ”) mengiktiraf kepentingan privasi dan kepekaan data peribadi serta informasi setiap individu (“Data Peribadi”) dan kami komited dalam perlindungan Data Peribadi selaras dengan yang diperuntukkan dalam APDP.

Kompilasi Data Peribadi

Polisi ini dikeluarkan kepada semua pelanggan kami, termasuk pelanggan semasa, pelanggan sedia ada, dan bakal pelanggan, kenalan serta pekerja menurut APDP kerana kami memandang berat dan sentiasa memberikan keutamaan tinggi terhadap perkara-perkara berkaitan perlindungan Data Peribadi anda.

Sepanjang transaksi dan urusan anda dengan HHQ, anda akan diminta untuk memberikan atau telah memberikan kami Data Peribadi mengenai anda seperti yang ditakrifkan di dalam APDP untuk dikompilasi, digunakan dan diproseskan agar kami memberi perkhidmatan perundangan yang diperlukan.  Ini adalah relevan berkenaan proses perniagaan kami serta pelaksanaan, servis-servis, hubungan pelanggan, pengurusan dan aktiviti pembangunan perniagaan kami.

Tujuan Kami Mengumpul Koleksi Data Peribadi Anda

Data Peribadi anda akan/sedang dikumpul, disimpan, digunakan dan/atau diproseskan oleh kami (samada secara langsung atau tidak langsung) dan dalam sebarang bentuk, antara lain, bagi tujuan yang berikut:

  • pelaksanaan, prestasi dan penyiapan sebarang transaksi komersial, urusan ataupun yang berkaitan dengan perkhidmatan guaman, nasihat dan obligasi yang HHQ akan menawar kepada anda atau pihak ketiga;
  • penyediaan dan pelaksanaan semua dokumen yang diperlukan, perjanjian dan/atau kontrak untuk projek kami dan/ atau perkhidmatan dengan anda termasuk sebarang obligasi yang timbul dari sebarang kontrak dan/atau perjanjian yang dimeterai antara pihak tuan dengan kami serta untuk penyediaan sebarang maklumat dan perkhidmatan yang diminta dari kami;
  • penyelenggaraan dan untuk mengemaskini rekod dalaman klien, pentadbiran, pengurusan, pembangunan perniagaan, pengiklanan, pembangunan profesionalisme berterusan, pendidikan, penyelidikan, operasi dalaman, penyelesaian masalah, analisis data, pengujian, tujuan statistic dan kajian, rangkaian professional, pekerjaan dan aktiviti-aktiviti sosial;
  • memenuhi sebarang keperluan perundangan atau pengawalseliaan yang berkaitan dengan perkhidmatan kami dan untuk membuat pendedahan di bawah kehendak undang-undang berkenaan, peraturan, arahan, garis panduan, undang-undang kecil, kod, pekeliling, pihak berkuasa kerajaan dan/atau makhamah yang mempunyai bidang kuasa;
  • nama dan gambar anda mungkin akan dipaparkan pada laman web HHQ, penerbitan, surat berita, dokumen- dokumen, amaran, notifikasi, dan bahan-bahan lain yang serupa dengannya;
  • untuk mengoperasi laman web kami dan perisian teknologi maklumat (termasuk koleksi alamat protokol internet dan cookies) termasuk semua aktiviti berkaitan dengan internet;
  • untuk membekalkan bil masa dan mengekalkan masa dan bil pangkalan data, untuk menyertakan anda dalam sebarang aktiviti pemasaran langsung;
  • penilaian kredit, penyiasatan kewangan dan latar belakang semasa dan apabila dianggap seharusnya;
  • penyerahan kunci, pemilikan kosong, pengurusan harta/estet, perkhidmatan pelanggan dan/atau pembetulan kecacatan dan perkhidmatan pemilikan jawatan kosong;
  • sebarang transaksi komersial berikutnya yang berhubung dengan mana-mana projek dan/atau perkhidmatan;
  • membolehkan kami untuk menghantar maklumat kepada anda melalui e-mel, mel pos biasa, cara telekomunikasi (termasuk tetapi tidak terhad kepada panggilan telefon, mesej teks, aplikasi sembang social) mengenai perkhidmatan yang ditawarkan kepada pihak ketiga yang berkenaan yang pada pendapat kami mungkin menarik minat anda namun dengan berbuat sedemikian kami mengekalkan kawalan atas Data Peribadi anda dan kami tidak akan mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak ketiga tersebut tanpa persetujuan anda;
  • untuk tujuan pekerjaan, jika anda memohon di HHQ untuk pekerjaan, kami perlu mengambil kira Data Peribadi anda dan sebagai sebahagian daripada proses kajian kami, kami biasanya menyimpan maklumat dari calon selepas keputusan telah dibuat. Jika kami menawar pekerjaan kepada anda, dan tawaran itu diterima oleh anda, maklumat akan dikekalkan mengikut prosedur privasi kami untuk rekod pekerja; dan
  • untuk tujuan lain yang relevan kepada perkhidmatan perundangan kami atau yang bersampingan atau berkaitan atau berlanjutan dengan tujuan yang dinyatakan di atas.

Sifat Data Peribadi

Data Peribadi bermaksud informasi yang boleh mengenal pasti anda dan merangkumi tetapi tidak terhad kepada maklumat-maklumat peribadi seperti berikut :

  • nama, jawatan dan nama syarikat;
  • umur, jantina, tarikh lahir, nombor kad pengenalan, nombor pasport, gambar;
  • bangsa, asal-usul etnik, kewarganegaraan, kesihatan fizikal dan mental;
  • maklumat kenalan termasuk alamat, alamat email dan nombor telefon;
  • status perkahwinan, butir-butir kanak-kanak, pekerjaan, sejarah pekerjaan, penilaian prestasi, pendapatan, majikan, rujukan serta butir-butir lain mengenai majikan lalu;
  • jenis pinjaman yang dimohon berhubungan dengan pembelian harta;
  • butir-butir kewangan dan kredit, nama bank dan lain-lain maklumat perbankan, nombor pengenalan fail cukai, nombor KWSP, nombor PERKESO, sejarah jenayah; dan
  • maklumat lain yang berkaitan dan data yang membolehkan kami memberi perkhidmatan kepada anda.

HHQ mengiktiraf bahawa anda boleh membekal kami dengan Data Peribadi anda melalui pengisian borang kami atau melalui komunikasi dengan pihak kami secara peribadi atau melalui telefon, e-mel, faks, khidmat pesanan ringkas (SMS), mesej segera, secara bertulis dan selainnya.

Sumber Data Peribadi

Kami mengumpul maklumat hanya melalui cara yang sah dan adil, dan bukan melalui cara yang tidak munasabah dan menggangu hak peribadi anda.

Dimana mungkin kami akan mengumpul Data Peribadi secara langsung daripada anda, termasuk pada permulaan perlantikan dan sepanjang perwakilan dari pihak kami.

Kadang-kadang kami mungkin mendapatkan maklumat mengenai anda daripada sumber lain, Data Peribadi yang dikumpul, diproses dan digunakan oleh HHQ adalah daripada sumber seperti berikut:

  • borang pendaftaran rasmi (sama ada elektronik ataupun dicetak) untuk seminar atau perundingan, langganan surat berita atau sebarang acara promosi;
  • permintaan rasmi untuk borang maklumat yang disediakan oleh pekerja HHQ;
  • sebarang pertanyaan, e-mel atau surat menyurat yang diterima dari anda untuk memohon maklumat atau membuat pertanyaan;
  • sebarang borang termasuk berkenaan ‘hubungi kami’ yang anda telah mengemukakan melalui laman web kami;
  • dari agensi kerajaan ataupun pendaftaran, sebarang rujukan yang kami mungkin memperolehi daripada pelanggan sedia ada dengan butiran sah peribadi yang dipunyai oleh kami;
  • hartanah anda dalam transaksi harta, surat tawaran dari institusi kewangan untuk pinjaman pra-lulus;
  • kad perniagaan yang diberi kepada rakan kongsi kami, peguam kami atau pekerja kami;

Rujukan kepada terma “anda” hendaklah termasuk wakil dan ejen anda.

Akibat Penolakan/Kegagalan untuk Membekalkan Data Peribadi

Kegagalan mendapatkan Data Peribadi anda akan menghasilkan yang berikut:

  • kami akan tidak dapat mengekalkan hubungan clientele dengan anda;
  • kami akan tidak dapat memberi perkhidmatan yang diperlukan dan diminta oleh anda;
  • kami akan tidak dapat memberikan anda dengan sebarang notis, perkhidmatan dan kemas kini yang anda mintakan;
  • menjejaskan perkembangan perkara yang mana kami diberikan arahan oleh pihak anda untuk bertindak.

Mendedahkan Data Peribadi Anda

Kami akan menyimpan Data Peribadi anda secara sulit namun bagaimanapun anda dengan ini memberi kebenaran dan kuasa kepada HHQ untuk mendedahkan Data Peribadi anda kepada kategori parti berikut:

  • sesiapa, mana-mana agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan/atau pengawal selia industri di mana kami wajib mendedahkan Data Peribadi anda menurut undang-undang atau peraturan yang sedia ada;
  • ahli gabungan kami, rakan kongsi, pihak ketiga, pembekal perkhidmatan, wakil dan ejen-ejen, yang mungkin berada di dalam atau di luar Malaysia, untuk melaksanakan Tujuan yang dinyatakan di dalam Polisi Perlindungan Data Peribadi dan Privasi dan untuk membekalkan berkenaan dan/atau perkhidmatan penyokong yang berkaitan dengan amalan guaman kami;
  • kami dan/atau juruaudit pelanggan kami, akauntan atau sebarang institusi kewangan yang berkaitan atau penasihat profesional;
  • kami dan/atau pembekal pelanggan kami, kontraktor, sub-kontraktor atau pembekal perkhidmatan pihak ketiga yang dianggap wajib atau sesuai;
  • pengurusan hartanah pihak ketiga dan syarikat-syarikat agensi hartanah/berhak berkenaan harta yang merupakan hal perkara penglibatan kami;
  • rakan niaga atau penasihat rakan niaga, ejen dan wakil dalam sebarang perundangan dan/atau transaksi komersial, institusi kewangan untuk pemprosesan dokumentasi pinjaman, pihak berkuasa negeri yang berkenaan dan Lembaga Hasil Dalam Negara.

Pilihan untuk Mengehadkan Pemprosesan Data Peribadi

Pemprosesan, yang berkaitan dengan Data Peribadi bermaksud mengumpul, rakaman, memegang, menyimpan, melupuskan, mengubah, mendapatkan semula, menghantar, atau menyebar data.

Anda mempunyai hak untuk mengehadkan sebahagiannya atau kesuluruhannya pemprosesan Data Peribadi anda serta untuk menarik balik kebenaran pada bila- bila masa. Apabila kebenaran ditarik balik dan disampaikan kepada kami secara bertulis, HHQ akan menghentikan pemprosesan Data Peribadi anda.

Keselamatan

Kami akan menyimpan dan memproses data anda dengan usaha yang sewajarnya dan cara yang selamat.  Kami berusaha, jika dapat dilaksanakan, untuk melaksanakan pentadbiran dan keselamatan perlindungan dan prosedur yang sesuai selaras dengan undang-undang dan peraturan-peraturan yang diguna pakai untuk menghalang pemprosesan Data Peribadi anda yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang dan kerugian akibat kemalangan atau pemusnahan, atau kerosakan kepada, Data Peribadi anda.

Hak untuk Akses dan Pembetulan

Kerana kami menggunakan Data Peribadi untuk memberi perkhidmatan guaman, ia adalah penting bahawa maklumat itu tepat dan terkini.  Ia adalah hak anda sebagai subjek data untuk mempunyai akses dan membetulkan Data Peribadi anda di mana anda telah diberikan kepada kami dan dalam hal ini, anda boleh:

  • memeriksa jika kami memegang atau menggunakan Data Peribadi anda dan minta akses kepada Data Peribadi anda;
  • permintaan untuk pembetulan Data Peribadi anda yang tidak tepat , tidak lengkap atau tidak dikemas kini;
  • permintaan untuk penjelasan mengenai dasar-dasar dan prosedur berkenaan dengan Data Peribadi anda yang telah diberikan kepada kami;
  • meminta kami menghentikan pemprosesan Data Peribadi anda;
  • meminta kami untuk mengehadkan pemprosesan Data Peribadi anda, termasuk menghadkan Data Peribadi orang yang boleh dikenal pasti daripada Data Peribadi anda;
  • memberitahu kami bahawa anda ingin menarik balik (sepenuhnya atau sebahagian) kebenaran anda yang telah diberikan kepada pihak kami sebelum ini, tertakluk kepada sebarang sekatan undang-undang, syarat-syarat kontrak dan tempoh masa yang munasabah.

Untuk sebarang pertanyaan, sila hantarkan pertanyaan berhubung dengan akses atau pembetulan dan/atau pemadaman Data Peribadi anda atau untuk mendapatkan maklumat mengenai dasar-dasar dan prosedur dan jenis Data Peribadi dikendalikan oleh kami, sila hubungi:

    • Orang untuk Dihubungi:
      Caroline Goh Seow Siang
    • Jawatan:
      Peguam
    • Emel:
      pdpa@hhq.com.my
    • Faks:
      03-2710 3820 (Corporate & Real Estate) or 03-2161 3821 (Dispute Resolution)
    • Menyurat kepada:
      Halim Hong & Quek Peguambela dan Peguamcara Office Suite 19-21-1, Level 21, Wisma UOA Centre 19, Jalan Pinang 50450 Kuala Lumpur

    Jika kami tidak menerima sebarang notifikasi secara bertulis, kami akan menganggap bahawa kami berkuasa untuk meneruskan pemprosesan Data Peribadi anda untuk Tujuan yang dinyatakan.

Language

Notis kepada Data Peribadi ini diterbitkan dalam kedua-dua Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia.  Sekiranya terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.